Mødeforplejning – udvalgte features

Nedenfor ses udvalgte features i mødeforplejnings-modulet.

Deadlinestyring

Den smarte deadlinestyring sikrer, at køkkenpersonalet altid leverer forplejning til tiden. Køkkenpersonalet kan f.eks. angive, at bestillinger skal foretages dagen før kl. 12.00. Bliver deadline ikke overholdt får ordren status som “ikke automatisk godkendt”, og kantinen skal bekræfte leveringen. Kunden modtager automatisk besked hvis ordren godkendes eller afvises.

Flere prislister

Der kan oprettes flere prislister, som kan anvendes til forskellige kundegrupper eller hvis medarbejdere har mulighed for at købe forskellige typer varer, f.eks. Mødeforplejning, it-udstyr, frokostordninger m.m.

Fleksibel formularopsætning

Hver virksomhed kan individuelt tilpasse bestillingsformularen, hvilket sikrer, at de rigtige informationer sendes til kantinen, servicecenter og bogholderi.

Angiv kontonumre

Virksomheden kan selv bestemme hvilke kontonumre, der skal indtastes ved en bestilling. Det sikrer, at fakturaer automatisk kan konteres korrekt i virksomhedens økonomistyringssystem. Det er muligt at tildele rettigheder, så bestemte brugere kun har adgang til bestemte kontonumre.

Automatisk fakturaer

FacilityNet sender automatisk fakturaer til kunderne. Det er muligt at sende en OIOUBL-faktura til offentlige kunder og en PDF-faktura til private virksomheder. Alle detaljer om ordren vil fremgå på fakturaen.

Kreditnota

Køkkenpersonalet kan med få klik lave en kreditnota, f.eks. hvis kunden leverer sodavand tilbage efter et afholdt møde.

Registrer mødedeltagere

Under bestilling kan mødedeltagere registreres. Listen med mødedeltager kommer automatisk med på fakturaen, hvilket sikrer at momsfradraget kan dokumenteres. Læs om fradrag for forplejning til eksterne mødedeltagere

Gentag bestillinger

Det er let at gentage bestillinger, f.eks. hvis et møde eller kursus holdes over en længere periode. F.eks. kan det angives at bestillingen skal leveres hver mandag og fredag kl. 8.00 over en periode på 3 måneder.

Notifikationer til brugere

FacilityNet informerer automatisk brugerne når der sker ændringer i en bestilling, f.eks. hvis en ordre ændres eller slettes af kantinen, hvis en ordre godkendes af kantinen eller hvis der tilføjes en besked til ordren m.m. Notifikationer ses via e-mail, SMS, RSS-feed samt i notifikationsfeltet i Outlook og FacilityNet.